Professionelle, softwaregestützte Umzugsplanung

Die Umzugsplanung stellte für uns die logische Fortführung der Geräteplanung dar. Im Zuge der Geräteplanung werden die Anforderungen, welche Geräte an das Gebäude und die Versorgung stellen, gemeinsam mit Ihnen strukturiert ermittelt.

Ob Umzugsgerät oder Neugerät, bestehende oder neue Laborausrüstung – unsere Vorgehensweise ist einheitlich und auf beide Bereiche anwendbar:                              Die Anforderungen werden in der von  cenguru   entwickelten Gerätedatenbank aufbereitet, welche die Eigenschaften mehrerer Geräte intelligent vernetzt. So werden Synergieeffekte und etwaige technische oder terminliche Abhängigkeiten sichtbar.    Auf Basis der gesammelten Informationen können die erforderlichen Planungsdokumente und Spezifikationen erstellt werden (wie Geräteliste, Geräteformulare inkl. Stammdaten, Schnittstellen und Medien, Medienliste etc.)

Transparenz und Effizienz, welche Sie maßgeblich dabei unterstützen, Ihre Planungsressourcen optimal zu nutzen und Ihren gesamten Projektablauf hinsichtlich Termine und Kosten zu optimieren.

Strukturierte Termin- und Ressourcenplanung - von der Geräteliste zum Manngebirge

Transparenz und Komplexität vereint: der  Masterterminplan  passt idealerweise auf     1 Blatt Papier – so ist der Gesamtüberblick stets sichergestellt.

Die  Detailterminplanung  ist in der Regel wesentlich umfangreicher und komplexer. Je nach Gerätetyp sind unterschiedliche Abläufe und Einzelschritte erforderlich. So gelangt man auf Basis der erfassten Geräte (Geräteliste) zu den benötigten Vorgängen (Abbau, Umzug, Aufbau, IBN, Qualifizierung). Die zugehörigen Vorgänge im Terminplan können sich dabei aus noch weiter unterteilten Schritten zusammensetzen. Jedem dieser Schritte werden eine Ressource und ein verknüpfter Termin zugeordnet. Dadurch wird eine vollständige Planung aller benötigten Ressourcen sichergestellt.

Auf Basis der Anzahl der Geräte und der erforderlichen Schritte kann die Ressourcen-planung mit aufgesetzt werden. Das entwickelte   Manngebirge  ist somit direkt mit dem Terminplan verknüpft. Der Terminplan stellt somit die wichtigste Schnittstelle zwischen Nutzern und Umzugsplanung dar. Die Nutzer müssen daraus erkennen können, ab wann ihr „altes“ Labor bzw. Arbeitsbereich nicht mehr einsatzfähig ist und ab wann das „neue“ Labor bzw. Arbeitsbereich tatsächlich den Betrieb aufnehmen kann.

Auf Basis des Manngebirges können frühzeitig Abstimmungen mit internen Abteilungen und benötigten Lieferanten erfolgen. Terminplan und Manngebirge stellen somit sicher, dass Leistungen frühzeitig spezifiziert und eingekauft werden. Leistungen, die von Lieferanten und Herstellern während des Umzugs benötigt werden, können somit zeitgerecht erbracht werden.

Planung und Ausführung - Minimierung des zeitlichen Unterburchs

Concept Design (CD)

In der CD Phase erfassen wir gemeinsam mit den Nutzern auf Basis standardisierter Formulare deren Anforderungen an die einzelnen Umzüge und legen Prioritäten fest. Der Gesamtumfang kann somit grob abgeschätzt werden. 

Ergebnisse aus der CD Phase sind User Requirements, eine +/- 30 % Kostenschätzung sowie der Masterterminplan.

Detail Design (DD)

In der DD Phase werden die einzelnen Geräte erfasst. Es finden intensive Abstimmungen mit Nutzern, Lieferanten und dem Gesamtprojekt statt. Die Ausschreibung der eigentlichen Umzugsleistungen und die Auswertung der Angebote führen zu zuverlässigen und geeigneten Partnern beim eigentlichen Umzug. Bei knappen oder seltenen Ressourcen müssen diese Leistungen einem genauen  Expediting  unterzogen werden. Einzelne Spezialisten für spezielle Gerätetypen gibt es z.T. nur einmal in Europa. Die Verfügbarkeit ist dann kritisch für die Umzüge und entsprechend einzutakten.

Im Vorfeld des eigentlichen Umzuges ist eine genaue Vorplanung der Aufstellorte der Geräte und Laboreinrichtungen erforderlich, um den Umzug für den Betreiber ressourcenschonend zu gestalten und den Betrieb möglichst rasch wieder aufzu-nehmen. Geräte und Umzugsgüter werden mit sog. „ IDs “ markiert. Das Gerät bzw.
das Umzugsgut sowie der korrekte Aufstellort werden damit eindeutig verknüpft.          Ergebnisse aus der DD Phase sind eine detaillierte Geräteliste, eine +/- 10 % Kostenschätzung, der Detailterminplan sowie beauftragte Leistungen.

Ausführung

In der Ausführungsphase machen sich die intensiven Vorbereitungen der voran-gegangenen Planungsphasen bezahlt, die Synergien aus dem softwaregestützten Umzugsmanagement werden sichtbar: nach intensivem Expediting der Lieferantenleistungen erfolgen die Umzüge samt Abbau, Umzug, Aufbau, Inbetriebnahme und Qualifizierung. Die zugehörige Dokumentation wird aktualisiert, die Anlagen werden innerhalb des ERP Systems des Kunden (z.B. SAP) neu verortet, Routinemaßnahmen wie Wartung und Instandhaltung werden neu eingetaktet.

Der „Umzugstag“ ist lediglich das sichtbare Zeichen, dass sich Geräte und Laborausrüstung an ihren neuen Einsatzort bewegen.

Der   Abbau   beginnt bereits Tage vor dem eigentlichen Umzug mit Abschluss-kalibrierungen, evtl. Demontagen, dem Anbringen von Transportsicherungen, mit Dekontaminationen usw. Der  Betrieb  startet erst wieder, nachdem alle Anschlüsse (Medien, IT) wieder hergestellt wurden, die Inbetriebnahme durch den Hersteller oder Lieferanten sowie eine nachfolgende Qualifizierung abgeschlossen wurden. Die erforderlichen Schritte werden  in Abhängigkeit zum   eigentlichen  Umzugstermin geplant . Bei evtl. erforderlichen Verschiebungen des Umzugstermins passt sich der Terminplan weitgehend selbständig an.

Bei der Festlegung des Zeitraumes des Unterbruchs sind häufig zahlreiche Schnitt-stellen zwischen den jeweiligen Laboren und den Produktionsabläufen angrenzender Abteilungen zu berücksichtigen. Das Ziel,   den Unterbuch  möglichst zu  minimieren , wird durch den detaillierten Terminplan unterstützt.

Ergebnis der Ausführungsphase sind betriebsbereite Labore bzw. Arbeitsbereiche und arbeitsfähige MitarbeiterInnen.

Die  cenguru  Gerätedatenbank - online jederzeit verfügbar

Die von  cenguru  entwickelte Gerätedatenbank – die wichtigsten Fakten in Kürze: 

• online verfügbares Tool

• keine Installation von Software erforderlich

• Zugriff für eine beliebige Anzahl von Nutzern möglich

• Zugriff über eindeutige Benutzer-ID und Passwort

• Audit Trail

• Gerätedaten, Listen, Formulare, Termine, Changes etc. jederzeit abrufbar

• sämtliche Daten jederzeit als Excel Export verfügbar

Off Topic? Gerätemanagement - Planung und Beschaffung von Neugeräten?

Häufig gehen Umzüge einher mit dem Ersatz von Geräten im Altbestand bzw. der Erweiterung von Laborkapazitäten und somit mit der Beschaffung von Neugeräten.

Wie Sie Synergien ideal nutzen können und Informationen zum softwaregestützten  cenguru  Gerätemanagement finden Sie  hier .   

Kosten und Controlling - Kosten und Termine jederzeit im Griff

Professionelle Umzugsplanung bietet Ihnen über den gesamten Abwicklungszeitraum erhebliche Vorteile: Die detaillierte Planung schafft Termin- und Kostentransparenz, die strukturierte Vorgehensweise minimiert das Risiko von Unvorhergesehenem vor, während und nach dem Umzug – und wirkt sich dadurch zusätzlich positiv auf Termine und Kosten aus.

cenguru

cenguru  MitarbeiterInnen in Schlüsselpositionen Ihres Projektes tragen durch ihre fachliche und soziale Kompetenz, strukturierte, effiziente und kreative Arbeitsweise, ihren integrativen Charakter und die nötige Portion Humor - weit über die eigentliche Rolle im Projekt - zum Gelingen Ihres Projektvorhabens bei.

Wir freuen uns darauf, Sie bei der Entwicklung, der Organisation, der Abwicklung und beim Abschluss Ihres Klein-, Mittel- oder Großprojektes, Ihres Fast Track oder Ultra Fast Track Projektes zu unterstützen!